築山公認会計士事務所(大阪市北区与力町1−5与力町パークビル7F)

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経理業務の概略
(内容)2014年7月16日現在

1.経理専任者を雇う必要はありますか

業種や規模にもよるでしょうが、従業員が10名以下の会社でしたら敢えて専任者は必要ありません。経理作業は大半 が毎月同じことの繰り返しです。基本的処理を会計事務所に指導してもらい日常業務を確立したならば、イレギュラー なことのみを会計事務所に相談すれば十分です。
また、経理業務はできる限り代表者かそれに順ずる人(代表者の親族や近親者)が担当し、ある程度軌道に乗ってか らその他の人にバトンタッチしてください。中小零細企業の経理は「経理技能」だけではできません。代表者との継続的 で良好な人間関係が必要です。

2.わが社の経理担当者は無能だ

経理担当者は概して真面目である意味で融通が利きません。「帳簿にあんなことを書きやがって、解雇してやる」と激 怒する社長さんも珍しくありません。しかし、経理作業は事実に基づき秩序整然と行うことが大原則です。理解してやっ てください。

3.都合の悪い入金や出金があるので帳簿に載せたくない

経理業務の基本となる複式簿記は企業の「全ての入出金」を対象とします。都合の悪い事項のみを除外することはで きません。それでは、損益計算書はともかく貸借対照表が完成しません。

4.なぜ金銭出納帳は必要なのか

損益計算さえできていれば、金銭(現金=紙幣+硬貨)の動きなどどうでもよいと思えるかもしれません。しかし、損益 には必ず金銭の動きが伴います。また、金銭が動けば損益は動きます。これが、利益計算(会社の業績)につながると ともに、所得の計算(会社に課税される税金の基準となるものの計算)にもつながります。

5.備えるべき帳簿は

業種、業態、規模にもよりますが。次の帳簿が必要となります。
「金銭出納帳」「預金出納帳」「売掛帳」「買掛帳」「手形記入帳」「給与台帳」。以上が揃えば、「総勘定元帳」と「残高試 算表」は会計事務所が作成してくれます。また、簿記の知識が無くとも、会計事務所のサポートがあれば財務会計ソフ トの導入が可能です。なお、売掛帳や買掛帳は管理資料との兼用も可能ですし、銀行取引の少ない会社の場合は預 金通帳へのメモ書きで預金出納帳となります。

6.社長が備えるべき会計の知識

会計知識のある社長さんはまれでしょう。しかし、2から4をご理解ください。金融機関や税務署を前にして冷や汗をか かずに済むためには、日常の入出金を透明にし、何時、誰に見られても「個々の入出金の説明」(これは専門知識が なくてもできます)ができるようにしておいてください。そして、人に知られると都合の悪い入出金がある場合はお早め (お金が動く前)にご相談ください。

7.勘定科目を決めるポイント

入出金の内容によっては勘定科目の決定に悩むことがあります。例えば、一時預けの駐車場代が「交通費」「地代家 賃」のいずれかなどは経理担当者を悩ませます。勘定科目の決定で大切なことは、特定の入出金について一度決め た勘定科目はよほど的外れでない限り継続して使用することです。そうでないと、事業年度や月ごとの比較が意味をな さないからです。
なお、内容がわからないからといって「仮受金」や「仮払金」を多用するのはよくありません。前者は売上計上漏れ、後 者は役員に対する給与と税務署は疑念を抱くからです。年度途中はともかく、決算時にはしかるべき勘定科目で処理 してください。また、社長さんはたまっている領収書や請求書を経理担当者に渡してあげてください。

8.貸借対照表の意味がわからない

企業の決算期末における、資産(預貯金、売掛金、不動産、株式など)から負債(銀行借入、買掛金など)を差引いて 純資産(主な内容は株主資本)を計算する決算書類の一部です。純資産が出資金額(資本金)よりも多い場合は創業 時から累計しての利益があり、少ない場合は損失が発生しています。
「資本金」は増資しない限り当初出資額から変動は生じませんが、「純資産」は利益状況によって変動します。また、不 良な資産(特に売上債権や在庫)を保有している場合、第三者(特に金融機関)はそれを除いた状態で考えます。「勘 定あって銭足らず」にならないように気をつけてください。

9.帳簿は法律で定められた様式のものが市販されているのですか

「国税庁指定」といった帳簿(使用を強制された帳簿)は市販されておりません。税法上は、複式簿記により記帳するこ と、備えるべき帳簿とその記載事項が定められています。会計事務所に相談し、お客様の業種と規模を考慮し、不備と 無駄の無い帳簿体系を整えることが必要です。

10.記帳を簡略化したい

不要な帳簿が作成されていることがあります。販売管理ソフト導入後も手書の得意先元帳が存在したり、別々の担当 者がほぼ同様の帳簿を各自作成していたりします。企業活動は日々変化していますので、それに応じて定期的に帳簿 体系を見直す必要があります。

11.帳簿や領収書などの保存期間

帳簿・預金通帳その他銀行関係書類・領収書は7年間、その他(請求書、納品書など)は5年間です。なお、税務調査 は最長過去7年間行われます。また、一度調査が行われ後に同一年度の調査が行われることもありますので注意が 必要です。

12.全て会計事務所に任せたい

好ましい方法ではありません。
形式的には整っていても、事実とかけ離れた帳簿しかできあがらないからです。税務署、金融機関などの第三者に追 及されたときにボロが出るのは確実です。帳簿は日記と同じです。自分の日記を他人に書いてもらったらどうなるでしょ うか・・・。
どうしても全てを会計事務所に任したい場合は、この点をご理解の上ご依頼されることです。

13.なぜ、私ばかりを責めるのか

社長さんが絶対的権力を握る中小零細企業の場合、帳簿や決算書は社長さんの行動記録にほかなりません。社長さ んからの正確かつタイムリーな情報提供なくして経理作業は前へは進みません。社長さんのご苦労はわかります。でき るだけご負担のかからない方法を考えさせていただきますので、よろしくお願いいたします。

14.あくまでも私の方針で

会計事務所としては最後まで反対の意向は変えられません。「私が責任を取るから」といわれたからといって、「それな らば、そうしてください」というわけにはいきません。将来にリスクを残す方法をお勧めできないのは当然ではないでしょ うか。

15.帳簿なんて不要では

確かに、決算書や申告書は「スケッチ感覚」で作成することもできます。実に楽な方法ですし、そのような会計事務所 (?)が存在するのも事実で、一部の人々からは好評を博しているようです。しかし、当事務所ではそのような方法は一 切お受けしておりません。

16.従業員の不正

残念ながら、まれにあります。銀行取引印・代表者印は社長さんが厳重保管するのは当然として、売上代金の回収は 極力銀行振込みにする、従業員と業者との癒着を避ける、経理記録、特に請求書・領収書などの基礎資料の定期的 な査閲と担当者・取引先への質問が大切です。経理担当者は自分の仕事に大変プライドを持っていることが多く、帳簿 類の査閲を嫌う場合があります。しかし、従業員は会社の指揮命令に服し査閲に応じなければなりません。社長さんは 遠慮する必要はありません。

17.経理担当者の資質

経理の専門能力を備えているのは当然として、経理業務が全社の金額的データを扱う性質上、トップをはじめとする他 の部署と良好な人間関係を保ち、正確かつタイムリーな情報収集ができる人でなければなりません。
「私に全て任せてください」「私にしかこの会社の経理はできない」の言葉を口にする人はどうかと思います。不都合を 隠すタイプの人に多い発言だからです。また、功名心や虚栄心の強い人も考えものです。認められようとして無理な会 計処理(粉飾)や税務処理(脱税)をしてしまうからです。
経理担当者は縁の下の力持ちです。ときにはねぎらいの言葉をかけてあげてください。

18.融資のときだけ(もう、融資が受けられないので)

経理業務を誤解なさっているのではないでしょうか。決算書は融資申込みのためだけにあるのではありません。

19.経理作業が滞っている

リストラや業績不振から事務コストを削減し、決算申告はおろか日常の記帳さえできていない場合もあります。
社長さんは「どうせ業績も悪く融資も受けられないし、税務署も来ないだろう」とお考えなのでしょうが、事業を継続する 限り決算申告はしなければなりません。金融機関は無申告企業を倒産扱いにします。また、無申告であると会社が活 動していることの公的証明が一切なくなります。
会計事務所に相談し状況に応じた経理業務を確立してください。詳細は、「決算申告をしていない(廃業の基準)」をご 覧ください。

20.わが社の経理業務は完璧です

会計事務所、税務署、金融機関に向かってそのような発言をするからには、少なくとも次ができている(あるいは目指し ている)必要があります。
(1)会社の資金で役員、株主などの個人的費用を負担していない(役員報酬や配当金の中から個人的費用は支出し ている)
(2)会社の資金の変動を毎日、漏れなく、内容を明確に把握している(入出金記録を残すのは当然と考えている)
(3)売上代金は原則的に銀行振込みとしている(現金集金については領収書を発行しその控えを残すとともに、金銭 出納帳などにタイムリーに記帳している)
(4)役員から借入を行った時期や金額を明瞭に記録している
(5)節税や金融機関対策には限度があると認識している(甘い話には乗らない)
(6)金銭にルーズな取引先や従業員を排除している
(7)記帳や決算は経営のためにも必要だと考えている

21.どうしても経理が苦手だ

人間誰しも、得手、不得手はあります。正直におっしゃってください。貴社(貴方)に最適な方法をご提案させていただき ます。


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公認会計士 築山 哲(日本公認会計士協会 登録番号10160番)


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